Loading...
HomeMy WebLinkAboutMinutes_GVPID_03.13.2017Georgetown Village PID  Page 1 of 3  Meeting:  March 13, 2017       City of Georgetown, Texas  Georgetown Village Public Improvement District Advisory Board Meeting  Minutes  Monday, March 13, 2017 at 6:00 p.m.   West Side Service Center located at 5501 Williams Dr. Georgetown, TX 78633  Members present:  Melinda Marler, Chair; Steve Goodman; Richard Harrison; Gary Newman,  Developer Rep; Brian Ortego, Katie Porter, Penny Evans, Developer Rep. and Marlene  McMichael, Alternate.  Members Absent:  Cara McKinney, Alternate  Staff present:  Jim Briggs, GM Utilities; La’Mar Kemp, Accountant; Andreina Davila, Project  Coordinator; and Karen Frost, Administrative Assistant    Meeting called to order by Chair Marler at 6:02 p.m.    A. Public wishing to address the Board on non‐posted items.  – Melinda Marler, Chair    At the posting of this agenda, no persons had signed up to address the Board.  B. Consideration and possible action to approve the minutes of the February 13, 2017  Workshop and regular meeting. ‐ Karen Frost, Recording Secretary     Motion by Harrison to approve the minutes of the February 13th Regular Meeting  Second by Ortego.  Approved 6‐0‐1 (Newman not present yet.)  C. Review and discuss GVPID purpose and approve recently adopted bylaws.  Karen Frost,  Recording Secretary  Frost presented the bylaws with the new alternates added.    Motion by Newman to accept the bylaws.  Second by Porter.  Amended by Ortego to  schedule the meetings every second Monday of the month at 6:00 p.m.  Second by  Harrison.  Motion approved as amended 7 – 0.    D. Election of Vice‐chair and Secretary for the 2017‐2018 GVPID Advisory Board.  Melinda  Marler, Chair  Nomination by Harrison, second by Goodman for Brian Ortego as Vice‐Chair.   Approved 7 – 0.    Nomination by Newman, second by Ortego for Kathryn Porter as Secretary.   Approved 7 – 0.  E. Review of the City Council’s Boards and Commissions Attendance Policy.  Karen Frost,  Recording Secretary  Frost reviewed the policy. No action was taken.  F. Consideration and possible recommendation to award a contract to C3 Environmental  Specialties of Schertz, Texas for the rehabilitation of Pond 6 in The Villages of  Georgetown Village PID  Page 2 of 3  Meeting:  March 13, 2017       Georgetown for an amount not to exceed $102,665.00.  Mark Miller, Transportation  Services Manager  Mark Miller explained the bid.  The pipe cost is overbid to cover possibilities of extra  pipe needing to be laid.  The hope is that the cost of the rehabilitation will be $75,000 ‐  $90,000.  This bid was prepared to meet any extra costs that may arise.    Chair Marler allowed public comment on this item.  Jill Fussell, 402 Village Commons, objected to the approval of the bid.  She believes that  the city should pay for the rehabilitation of the pond because each resident is charged $6  a month for storm drainage and that should insure that it is taken care of.  The city owns  the pond and should pay for this.    Jim Briggs responded that this is a special case.  The pond was accepted by the PID  Board for the city and therefore was not maintained as other ponds are.  Briggs further  explained the $6 per month charge is for conveyance system channels, drainage  easements, pipes, inlets, etc., not for the water quality pond of a neighborhood.  He  stated the city will look at all future ponds before acceptance and the PID Board will be  able to recommend to City Council acceptance, but that acceptance will have to follow  city processes and procedures and will then go on a regular maintenance program that  will only cost about $1250 for each pond. This pond is a special circumstance.     Motion by Ortego to recommend to City Council acceptance of the bid as proposed.   Second by Porter.  Approved 6 – 1 (Goodman opposed.)  G. Update on the resident survey for budget discussions.  Karen Frost, Recording Secretary  Frost reported there were 118 responses at this time and hopefully more by the end of  the week.  The results will be brought to the next meeting for discussion with the budget  proposals.  H. Update by Georgetown Village Developer – Gary Newman, Wilson Family  Communities  Newman presented a development map.  He explained all the proposed areas and  estimated lots.  He explained that traditionally they can develop 100 lots per year.  He  said they are looking at future roads and long range plans.  There is a possibility of  another PID in the area, but those plans are still preliminary.  His company is looking at  how to now market the old and the new areas and are trying to develop a sense of  gateway into the neighborhoods.  There was a lengthy discussion about fences and how  to make them all similar for a more cohesive and attractive look on Shell Road.  I. Presentation of the Georgetown Village Public Improvement District (GVPID) monthly  financial reports for the month of February 2017.  La’Mar Kemp, Accountant  Kemp presented the financial statements.  He showed that over 90% of the tax  assessments have been collected and that the revenues will most likely be over what the  Georgetown Village PID  Page 3 of 3  Meeting:  March 13, 2017       budget projected.  He is expecting to have the audited ending fund balance as of  9/30/2016 at the next meeting.  Certain meters were discussed and will be audited to insure accuracy.  J. Discussion regarding the Contracts Progress Report ‐ Jim Briggs, General Manager of  Utilities  Jim presented the monthly walk‐thru report.  He will talk to the Parks Superintendent  about the landscape contract at the gazebo roundabout.   The city expects to put the  citywide landscape maintenance contract out for bid on March 27th.  Looking forward, Briggs explained that the city will be looking at a Master Plan for the  entire area to have uniformity of look and feel.  This will help manage the disparity of  fence types and colors.  Entry features will be considered across the entire development.   And in the future, a private development inside the development will be required to  follow the same guidelines or not be in the middle of the development.    There was more discussion about some of the on‐going issues including the height of the  rock wall at the roundabout and the landscaping in the parks.  Briggs stated he will  work with the Parks Department to see what can be done and to bring options back to  the board for discussion.    Adjournment  Motion by Newman to adjourn.  Second by Ortego.  The meeting was adjourned at 8:16  p.m.     ______________________________           ______________________________    Approved, Melinda Marler, Chair                      Attest, Katie Porter, Secretary